Переезд офиса следует осуществлять организованно и слаженно. В зависимости от финансовых возможностей компании это мероприятие можно либо целиком доверить перевозчику, либо часть работ выполнить своими силами. В последнем случае удастся сократить время на перевозку, оплата за которую взимается почасово.

Огромное значение в ходе подготовки к переезду имеет упаковка вещей и частичный демонтаж мебели. Особое внимание следует уделить документации. Все ценные бумаги должны быть уложены в аккуратные ящики или коробки, обеспечивающие их сохранность в процессе перевозки. Для того чтобы погрузочно-разгрузочные работы осуществлялись быстро, вес каждой упаковки не должен превышать 20 кг. Мягкие вещи лучше всего укладывать в капроновые мешки или полиэтиленовые пакеты. Для того чтобы содержимое пакетов и коробок не высыпалось, их желательно зафиксировать скотчем. Особенно важно проклеить «швы» у тары с хрупкими предметами, например, посудой, канцелярскими принадлежностями, сувенирами и т. д.

Для перевозки компьютеров, принтеров, копировальной и другой оргтехники лучше использовать оригинальную фабричную упаковку с пенопластовыми и поролоновыми прокладками. Если же такая тара не сохранилась, тогда остается применять подручные средства, которые обеспечат сохранность груза. Особенно важно защитить экраны мониторов.

Весь багаж необходимо маркировать по категориям. Это поможет более рационально разместить его в кузове автомобиля, а также сократит время при обустройстве на новом месте. Все надписи на коробках и мешках целесообразно делать разными цветами, в зависимости от категории груза.

Бьющиеся предметы нужно изолировать друг от друга мягкими прокладками: тканью, поролоном или хотя бы картоном. Кроме того, грузить на машину такие вещи следует с соблюдением всех мер предосторожности. Например, поверх ящиков с посудой можно положить мешки с одеждой или другими мягкими вещами.

Также имеет свою специфику перевозка сейфов. Поскольку такого рода грузы имеют значительный вес, успешно справиться с их погрузкой смогут лишь профессиональные грузчики, так как дилетантство чревато не только порчей оборудования, предметов интерьера или транспортного средства, но и серьезными травмами для людей. Для перемещения и погрузки сейфов грузчики применяют: ремни, гидравлическую тележку, погрузчик, лебедку и другие приспособления.

Чтобы предохранить перевозимый груз от атмосферных осадков, прямых солнечных лучей и прочих негативных факторов, целесообразно заказывать тентовые автомобили. Объем кузова должен соответствовать количеству вещей с учетом их габаритов по высоте, длине и ширине. Для того чтобы обеспечить сохранность багажа, крупногабаритные вещи необходимо зафиксировать. Это особенно касается корпусной мебели и оргтехники.

Размещать груз в кузове следует равномерно, чтобы не допускать перегруза отдельных участков. Первый ряд шкафов всегда устанавливают задней стенкой к борту, а последующий – «лицом к лицу», прокладывая их картоном или другим мягким материалом. Офисные стулья складывают секциями по нескольку штук, а их ножки соединяют скотчем. Это ускорит погрузку и выгрузку при переезде.

Стоимость переезда зависит не только от срока аренды автомобиля, но и от сложности выполняемых мероприятий. Например, в случае необходимости спуска – подъема груза вручную, оплата услуг производится в зависимости от этажности. Именно поэтому при переезде небольших офисов для переноски легких вещей многие компании привлекают собственных сотрудников.